Todos os poderes e órgãos da administração pública estão obrigados a criar um canal de comunicação com a sociedade, que permita a participação do cidadão na gestão pública. A determinação, prevista no artigo 37 da Constituição da República, fundamentou o conselheiro Valter Albano, no voto vista relacionado à consulta apresentada pela Câmara de Querência. O relator original do processo, conselheiro substituto Moises Maciel, acolheu o voto vista e o processo foi aprovado por unanimidade.
De acordo com Tribunal Pleno, todos estão obrigados a ouvir a reclamação, a denúncia do cidadão e a adotar as providências cabíveis. Da mesma forma, estão obrigados, por determinação da Lei 12.527/11 e recomendação do TCE, a assegurar o acesso à informações também previsto na Constituição da República.
O parecer da Consultoria Técnica do TCE-MT completa que são dois canais de comunicação obrigatórios e que não se confundem. São distintos e complementares entre si, que efetivam e materializam a participação social e o acesso à informação. São eles: A Ouvidoria e o Serviço de Informação ao Cidadão(SIC). A Secretaria executiva da Ouvidoria Geral do TCE-MT tem orientado os gestores municipais quanto a criação e funcionamento das Ouvidorias, do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e do Portal Transparência.
A consulta da Câmara de Querência também questiona sobre quais requisitos necessários para isentar as Câmaras Municipais, carentes de recursos financeiros e de pessoal, da criação de uma ouvidoria. A Resolução Normativa Nº 07/2014 explica que não há requisitos que eximam qualquer Poder ou órgão da Administração Pública de ouvir o cidadão e de instituir um canal de intercomunicação. Entretanto, a criação obrigatória, não implica, necessariamente, em aumento de despesas ou de infraestrutura; da mesma forma que não significa a criação de cargo ou de unidade específica. Isso porque é recomendável, que ambos os canais – o de comunicação com a sociedade e o de serviço de informação ao cidadão – sejam viabilizados por meio de sistema de ouvidorias.