A necessidade de padronizar os processos e procedimentos relacionados ao registro, tramitação e acompanhamento de documentos e processos fez com que o governo estadual instituísse com a publicação do decreto nº. 1.509, de 12 de agosto de 2008, o Sistema Único de Protocolo do Estado de Mato Grosso. A implantação do sistema visa garantir a administração e controle do recebimento, registro, autuação, tramitação, instrução, arquivamento e destinação final de documentos e processos nos órgãos da administração pública estadual.
A implantação do sistema nos órgãos vem ocorrendo desde 2005 e já atingiu mais de 30 unidades administrativas. Ficou decretado que todo processo ou documento que exigir tramitação deve ser cadastrado no sistema. Tal documento receberá um número de identificação único e seqüencial, gerado automaticamente pelo sistema.
Segundo o secretário de Administração, Geraldo de Vitto Jr, o Governo do Estado vai propiciar aos cidadãos e aos órgãos, de forma ágil e segura, informações a respeito do andamento dos processos. “A maior vantagem desse sistema é que ele irá proporcionar um melhor atendimento ao cidadão. Antes a pessoa que quisesse se informar sobre um processo tinha que sair de sua casa, e às vezes ela voltava para casa sem as informações corretas, ou sem informação nenhuma. Agora, para obter uma informação, basta ele fazer uma consulta no site da Secretaria de Administração (SAD), ou ligar para o Disque-Servidor (0800-647-3633), serviço gratuito disponibilizado pelo governo”.
A SAD, órgão central e administrador geral do Sistema de Protocolo, ficará encarregada de implantar o sistema nos órgãos restantes, instituir normas técnicas de funcionamento e gerenciamento do sistema, além de promover sua disseminação junto aos órgãos setoriais (demais secretarias, fundações, autarquias, etc.). A secretaria deverá acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais, a aplicação das normas relacionadas à gestão de protocolo.
Entre as outras funções delegadas a SAD, está a de estimular e promover a capacitação e aperfeiçoamento dos servidores que atuam na área; gerenciar o sistema, propor alterações e adaptações julgadas necessárias; avaliar resultados para futuros ajustes que busquem a melhoria do sistema e coordenar a elaboração e aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade.
Já os órgãos setoriais ficarão encarregados de coordenar e implantar as atividades de rotina de trabalho desenvolvidas no âmbito de sua atuação; acompanhar a elaboração, junto a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade; entre outras atividades.
Por fim, o decreto lembra da obrigatoriedade de se registrar, no Sistema de Protocolo, todo e qualquer documento que der entrada nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, de forma clara e de fácil entendimento do trâmite do processo.