Com a finalidade de evitar erros no envio de informações por meio do Sistema Aplic, o Tribunal de Contas do Estado (TCE) realizou a 51ª palestra técnica do Ensino a Distância (EAD) com o tema "Aprimoramento do Sistema Aplic-Cidadão". A auditora pública externa Simone Pelegrini discorreu sobre o assunto e respondeu às dúvidas dos participantes que assistiram à palestra no auditório da Escola Superior do Tribunal de Contas.
Pelegrini apresentou passo a passo as funcionalidades e o leiaute do Aplic, incluindo os campos que os fiscalizados devem preencher para o envio de informações. Alguns dos erros mais comuns foram destacados pela palestrante que explicou como evitar as falhas para que o gestor não seja penalizado e o controle externo possa atuar.
Entre os erros, a auditora, falou sobre a qualidade dos arquivos enviados em PDF. "É comum o envio do arquivo errado que não diz respeito àquela compra específica, ou ilegível e até mesmo PDF em branco já recebemos", contou. Outra falha que tem ocorrido com frequência é o uso incorreto de unidades de medida para compra de materiais e insumos. Por exemplo, ao licitar alimentos apara a merenda escolar, o edital pede a compra de cebolas usando "cabeça" como unidade de medida, quando deveria utilizar a unidade de quilograma. "É um erro que pode facilmente ser evitado, pois no Aplic conta uma tabela de unidades de medida a qual o gestor tem a obrigação de utilizar. Quando verificamos a irregularidade, notificamos a gestão pública e, dependendo do caso, pode ser aplicada multa por descumprir com as regras de envio de informações", finalizou a palestrante.
O Sistema Aplic foi desenvolvido em uma ação conjunta da Secretaria de Desenvolvimento do Controle Externo (Sedecex) e da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) do Tribunal de Contas de Mato Grosso. Ele permite a conferência dos pacotes de dados enviados antes mesmo da atuação dos auditores, oportunizando ao gestor a correção das informações, o que evita o apontamento de registros contábeis incorretos, uma das irregularidades mais recorrentes nas prestações de contas dos órgãos municipais.
Criado em 2003, o Aplic tem passado por atualizações constantes, no sentido de proporcionar mais eficácia nas prestações de contas dos jurisdicionados. A ferramenta auxilia no trabalho desenvolvido pela equipe técnica, proporcionando o cruzamento de dados para o levantamento de irregularidades, com a identificação dos pontos de controle sobre limites constitucionais de gastos e da Lei de Responsabilidade Fiscal.
O Tribunal de Contas de Mato Grosso fiscaliza, atualmente cerca de 450 órgãos por meio do Sistema Aplic, em diferentes prazos, dependendo do tipos de documentos. Anualmente são recebidas peças de planejamento como PPA, LDO, LOA e Contas de Governo; cargas de envio tempestivo (diariamente), como processos licitatórios, benefícios previdenciários e mensais. Por meio do Sistema Aplic os fiscalizados também tem acesso a informações sobre audiências públicas, consulta de prazos e multas, entre outras.