A Auditoria Geral do Estado de Mato Grosso (AGE-MT) encaminhou aos órgãos e às entidades do Poder Executivo estadual orientações técnicas por sistema de controle interno sobre aspectos a receberem especial atenção no encerramento do exercício de 2012. A inteção é evitar problemas na prestação de contas ao Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT).
As orientações são baseadas em situações objetos de apontamentos pela AGE e pelo TCE em exercícios anteriores nas áreas de pessoal, obras, convênios, transferências, planejamento, contabilidade, financeiro, patrimônio e tecnologia da informação. A ideia é que seja promovida a verificação ou revisão dos procedimentos, de modo que, até o término do exercício de 2012, sejam realizadas as devidas correções e adequações, caso necessário e possível.
Na área de pessoal e previdência, por exemplo, alguns dos pontos a serem verificados são controle de frequência, controle das contratações temporárias de servidores, controle das contratações de terceirizados e estagiários, controle da publicação de escala de férias, lançamento no Sistema Estadual de Administração de Pessoal (Seap) das informações funcionais, atualização de lotacionograma etc.
Já nas áreas de contabilidade, financeiro e patrimônio, alguns dos itens a serem observados neste encerramento de exercício são restos a pagar processados inscritos no exercício de 2012 e restos a pagar não processados inscritos no exercício anterior; inventário físico financeiro de bens móveis, imóveis e material de consumo; formalização, atualização e arquivamento de Termos de Responsabilidade dos Bens Permanentes no setor de patrimônio etc.
Na área de obras públicas, alguns dos aspectos a serem observados são atualização dos dados das obras e respectivos processos licitatórios no Sistema Geo-Obras, do TCE-MT; aditivos de valores em contratos; documentação para habilitação em processo licitatório etc.
O secretário-auditor geral do Estado, José Alves Pereira Filho, observa que a medida integra a vertente de trabalho da AGE de gerenciamento de riscos e prevenção de falhas nas decisões e nos procedimentos. "A ideia é que os gestores se antecipem às eventuais impropriedades ao planejar e executar ações que evitem sua ocorrência", afirma.
A prestação de contas de cada órgão e entidade, juntamente com os pareceres técnicos conclusivos do exercício de 2012 elaborados pela AGE-MT, deverão ser encaminhados até 1º de março de 2013 ao TCE-MT para apreciação e julgamento.
Antes, porém, uma via da prestação de contas deverá ser enviada à Superintendência de Controle Gerencial Contábil da Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz-MT) até dia 21 de janeiro de 2013 e à AGE, até dia 30 de janeiro de 2013.
A superintendente de Auditoria em Contabilidade, Financeiro e Patrimônio da AGE, Laura Cristina Corrêa de Almeida Mendes, ressalta que é imprescindível o envio da prestação de contas à AGE no prazo mencionado a fim de haja tempo hábil para a AGE avaliar as demonstrações contábeis, cuja análise deve integrar os pareceres conclusivos.
A emissão dos pareceres técnicos conclusivos está prevista na Lei Complementar 269/2007 e na Resolução Normativa 14/2007 do TCE-MT e atende a uma exigência prevista nas Constituições Federal e Estadual, que determina que os órgãos de controle interno apoiem o controle externo no exercício de sua missão constitucional.