A Secretaria-Geral do Pleno do Tribunal de Contas do Estado (TCE) adotou uma série de medidas com a finalidade de aprimorar o envio de matérias para publicação no Diário Oficial de Contas (DOC). Além de reduzir o número de textos reprovados por problemas de formatação, a secretária-geral do Pleno, Ligia Maria Gahyva Daoud Abdallah, explica que a intenção é manter a certificação ISO:9001, conquistada pelo sistema em novembro de 2012.
Uma das primeiras mudanças realizadas pela equipe da Secretaria-Geral do Pleno foi traduzir em linguagem acessível as regras para o envio de matérias ao DOC e encaminhar ofício a todos os usuários com as instruções simplificadas. Outras iniciativas foram a criação de mensagens de alerta aos usuários, que tratam da formatação, e são disparadas quando eles selecionam o arquivo para enviar matéria ao DOC; e a produção de um relatório da quantidade de matérias reprovadas por unidade fiscalizada.
Se ainda restarem dúvidas, o fiscalizado pode acompanhar passo a passo as dicas de como enviar as matérias para o Diário Oficial de Contas de maneira correta, por meio das vídeo aulas, disponibilizadas no Portal do TCE.
Para manter a certificação ISO:9001, o Diário Oficial de Contas precisa não apenas manter a qualidade, mas aprimorá-la ano a ano. Em auditoria realizada ano passado, a empresa responsável pela certificação registrou uma evidência de auditoria que apontou ao TCE-MT a necessidade de criação de um método para estratificar a quantidade de reprovações por município, no envio de matérias para publicação, para quantificar as horas gastas em retrabalho causado pelo fiscalizado.
De acordo com Ligia, o relatório que aponta a quantidade de matérias reprovadas foi desenvolvido pela Secretaria de Tecnologia da Informação. Ele permite aos servidores que atuam na Gerência de Registro e Publicação, que é a unidade responsável pela análise das matérias que serão publicadas, identificar qual unidade fiscalizada tem o maior número de matérias reprovadas, os principais motivos da reprovação e até conhecer o funcionário que comete mais falhas. Com esses dados, é possível desenvolver um trabalho de orientação junto aos servidores daquela unidade fiscalizada, com o objetivo de sanar as dúvidas e, consequentemente, superar o problema.