Tanto o órgão gerenciador (Secretaria de Estado de Administração) quanto os órgãos participantes de atas de registro de preços (ARP), documentos formalizados com fornecedores habilitados em licitação para eventual aquisição de produtos e serviços em função de necessidades, devem zelar pela viabilidade econômica dos preços quando do uso das atas vigentes. A orientação é da Auditoria Geral do Estado (AGE-MT) e foi enviada a todas as secretarias se entidades do Governo de Mato Grosso.
Assim, os órgãos que solicitarem à secretaria adesão a atas de registro de preços (ARP) devem comprovar previamente que os valores registrados ainda refletem os preços praticados no mercado. Isso porque, no período de vigência da ata (até 1 ano), os preços registrados quando da licitação realizada pelo gerenciador (SAD) podem se tornar superiores aos praticados no mercado em função da oscilação da economia. Por isso, é necessária a realização de pesquisa de mercado pelo órgão que solicita (participante) adesão à ata.
Assim, na orientação técnica, a AGE recomenda que o órgão gerenciador (SAD) exija “que nos pedidos de adesão conste anexada a evidência de que os preços foram comparados no mercado”.
Quanto à metodologia da pesquisa, a AGE recomenda que, além da utilização de técnicas tradicionais para estimar o preço do objeto a ser contratado, como a adequação inflacionária e a arrecadação de pelo menos três orçamentos, sejam levadas em consideração outras fontes capazes de retratar o valor de mercado da contratação, como os preços de atas similares em outras esferas da administração pública e de outros estados, orçamentos para contratações semelhantes em outros órgãos etc.
Na orientação, a AGE explica que caso o órgão participante verifique que o preço registrado tornou-se mais caro que o de mercado, deve informar o gerenciador (SAD) para que negocie com o fornecedor a redução do valor. Na hipótese de negociação sem sucesso, o compromisso com o fornecedor é desfeito para que seja realizada nova licitação.
Por outro lado, se o preço de mercado se tornar superior ao registrado, também há a necessidade de negociação no sentido de que o valor registrado seja mantido. Em caso de negativa do fornecedor, “devem ser convocados os demais classificados na licitação pela ordem de classificação, na tentativa de assegurar a negociação e, em nome da economia processual, evitar a revogação da ata de registro de preços”.