A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) enviou às secretarias e entidades do Poder Executivo estadual Orientação Técnica sobre procedimentos que devem ser observados no acompanhamento e na fiscalização de convênios celebrados com a União. O documento integra a vertente de atuação preventiva e orientativa da CGE, de contribuir com o fortalecimento dos controles internos em todas as áreas de gestão sistêmica, a fim de assegurar a qualidade, legalidade e responsabilidade fiscal na gestão dos recursos públicos, inclusive daqueles transferidos pela União mediante convênios.
Com base no histórico de impropriedades constatadas pela CGE nas avaliações de controle interno da gestão dos convênios federais nos últimos anos, a Controladoria relaciona na OT aspectos que merecem atenção para garantir que os recursos transferidos sejam efetivamente aplicados no objeto pactuado e evitar a devolução de verbas e a inscrição no Cadastro Único de Convênios (Cauc), o que significa impedimento de celebrar novos convênios com a União.
Dentre os aspectos abordados pela CGE estão: instrução processual (principais documentos que devem compor um processo de celebração de convênio federal etc), arquivo dos documentos, gestão pelo setor de convênios e integração do setor de convênios com as demais áreas envolvidas (assessoria jurídica, aquisições e contratos, financeiro, contabilidade, patrimônio e setores finalísticos relacionados ao objeto do convênio).
Outro aspecto da OT é o registro no Sistema de Gestão de Convênios do Estado (Sigcon) para monitoramento da Secretaria de Estado de Planejamento (Seplan), órgão de coordenação da matéria no Poder Executivo Estadual, bem como para monitoramento dos órgãos de controle, como o Tribunal de Contas do Estado (TCE), a Controladoria Geral da União (CGU), o Tribunal de Contas da União (TCU), além da própria CGE.