A Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) informa aos contribuintes do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) que é facultada a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à utilização do Emissor de Cupom Fiscal (ECF). A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, que registra para fins fiscais uma operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços entre as empresas.
Para emitir a NF-e, a empresa deve possuir certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil e possuir acesso à internet. O estabelecimento emissor também precisa estar credenciado na Secretaria de Fazenda da sua circunscrição. Em seguida, o contribuinte passa a ter acesso ao ambiente informatizado da Secretaria da Fazenda para emitir o documento. A operação de emissão da NF-e pode ser realizada a partir de software adquirido pelo contribuinte ou a partir de programa disponibilizado gratuitamente pela Sefaz em seu portal.
O programa gera um arquivo digital com as informações fiscais da operação comercial. Esse arquivo, que deve ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor, é transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte para que seja feita uma pré-validação do arquivo, verificando se os dados constantes no documento estão corretos.
Caso estejam, a empresa fica autorizada a emitir a nota para o cliente. Assim, o Fisco devolve um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. A Receita Federal do Brasil (RFB) é responsável por manter o repositório nacional de todos esses documentos.
A utilização do ECF é obrigatória para estabelecimentos do comércio varejista (com vendas diretas a consumidor final) que registrem faturamento superior a R$ 120 mil no ano. O contribuinte que descumpre essa exigência fica sujeito a multa de 1% do valor do faturamento, não podendo ser inferior a 100 UPFMT (Unidade Padrão Fiscal de Mato Grosso) por mês ou fração de mês.