A Secretaria de Estado de Gestão, através da implementação da Política de Gestão de Documentos e da preservação da memória, realizou diversas ações no ano passado com o objetivo de garantir o acesso à informação e transparência da gestão. Uma das principais ações no ano que se passou foi a digitalização de 2.506 inventários revisados de revistas e jornais, além de catálogos do acervo do período colonial, que estão sendo disponibilizados no novo site do Arquivo Público. “Ações como esta garantem a preservação da história do nosso estado”, afirmou o secretário de Estado de Gestão, Júlio Modesto.
A criação do novo site do Arquivo Público Estadual tem o intuito de divulgar a memória histórica de Mato Grosso e facilitar o acesso a documentos e informações, garantindo o direito dos cidadãos, pesquisadores acadêmicos, estudantes universitários, do ensino fundamental e médio, a memória familiar, institucional e regional.
No site, está disponível a Exposição Virtual “Educação em Mato Grosso na primeira metade do século XX”, com um total de 60 fotografias, além de 18.751 documentos históricos digitalizados. Entre estes, 17 são catálogos do Período Colonial.
A atualização do Sistema de Protocolo Único foi outra ação realizada em 2015, que teve o objetivo de garantir a transparência, o controle e a governança da informação, bem como proteger os interesses dos órgãos e entidades, os direitos dos usuários e clientes. Foram atualizados 36 órgãos e entidades de acordo com as publicações em Diário Oficial dos Decretos de Estrutura Organizacional, bem como a revisão e adequação do cadastro de 2.142 usuários do Sistema.
Outra medida adotada para melhorar a gestão documental do Poder Executivo foi a capacitação de 403 servidores em Gestão de Documentos, com o intuito de disseminar as normas e procedimentos técnicos para o tratamento correto a ser dispensado ao registro, controle e preservação da informação tanto no meio físico quanto eletrônico do acervo.