A Assembleia Legislativa iniciou a eliminação de documentos que não têm valor histórico para o Legislativo, servidores e a sociedade, com base na Lei estadual, de autoria da Mesa Diretora da Casa de Leis, que foi sancionada, no dia 3 de maio deste ano. Os documentos foram encaminhados para a empresa de reciclagem, em Várzea Grande, com a finalidade de destinar o resíduo de forma sustentável. A empresa vai pagar pelo material em valor ainda não divulgado, que será doado à Associação de Voluntários Giorgio de Almeida Souza (Avogas), que funciona dentro do Hospital de Câncer.
A justificativa da Mesa Diretora é instituir a política de gestão de arquivos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, com objetivo de regulamentar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A avaliação dos documentos é feita pela Comissão de Avaliação Documental da Atividade Meio do Legislativo, presidida pela secretária do Instituto Memória, Isis Catarina, com a participação dos presidentes de Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, como no caso, Joel Evangelista dos Santos, da Secretária de Finanças e Orçamento do Parlamento.
Segundo Isis Catarina, a decisão consta em Diário Oficial do dia 26 de junho de 2012, quando foi divulgado o final do prazo de retirada de documentos. O próximo descarte será da Secretaria de Recursos Humanos, cujos documentos passarão por avaliação das comissões, que seguem uma tabela denominada temporalidade.
Os membros das comissões esclarecem que é considerado documento, para efeito desta lei, aquele que pertença ao conjunto organicamente produzido ou recebido, qualquer que seja seu suporte ou natureza, pelas unidades administrativas em decorrência do exercício de suas atividades classificando-se como correntes, intermediários e permanentes.
Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.